Jastrzębie-Zdrój, Armii Krajowej 49

dosedna@biurosedna.pl

+48 575 996 295

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w decydującą fazę. Choć pojawiają się głosy o konieczności przesunięcia terminów, obowiązujące przepisy jasno wskazują konkretne daty, od których korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. Kluczową rolę w całym procesie odgrywa Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), udostępniony przez Ministerstwo Finansów.

Poniżej znajdziesz kompleksowe omówienie zasad obowiązywania KSeF 2.0, znaczenia certyfikatów, nowych uprawnień oraz obowiązków przedsiębiorców – wyłącznie na podstawie przekazanego materiału źródłowego.

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Zgodnie z aktualnymi przepisami:

• od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy co do zasady dla wszystkich przedsiębiorców.

Oznacza to, że większość firm – niezależnie od formy prawnej – musi przygotować swoje procedury, systemy IT oraz struktury uprawnień do pracy w KSeF 2.0.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – do czego służy?

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy zyskują dostęp do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Jest to centralne narzędzie umożliwiające:

• zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu,

• składanie wniosków o certyfikaty,

• pobieranie wydanych certyfikatów.

Co istotne – od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie poprzez MCU. Oznacza to koniec alternatywnych ścieżek znanych z wcześniejszych etapów funkcjonowania KSeF.

Dlaczego wcześniejszy dostęp do MCU jest tak ważny?

Wcześniejsze zalogowanie się do MCU pozwala firmom:

• zaplanować proces nadawania i zarządzania uprawnieniami,

• dostosować wewnętrzne procedury organizacyjne,

• przygotować systemy informatyczne do nowych wymogów KSeF 2.0,

• uniknąć problemów z dostępem do systemu po 1 lutego 2026 r.

Brak odpowiednio nadanych uprawnień może skutecznie uniemożliwić korzystanie z KSeF w momencie, gdy stanie się on obowiązkowy.

Certyfikat KSeF – czym jest i do czego służy?

Certyfikat KSeF umożliwia:

• wystawianie faktur,

• odbieranie faktur,

• działanie w imieniu firmy, która wystąpiła o jego wygenerowanie.

Certyfikaty w KSeF pełnią funkcję potwierdzania tożsamości i zawierają dane osobowe lub firmowe. Posiadanie certyfikatu firmy oznacza możliwość realnego działania w jej imieniu – z pełnymi skutkami prawnymi i finansowymi.

Bezpieczeństwo certyfikatów i dostępów – kluczowa odpowiedzialność

Zarówno certyfikaty KSeF, jak i dane dostępowe do MCU powinny być traktowane z najwyższą ostrożnością. Wyłudzenie takich danych może prowadzić do poważnych konsekwencji:

• finansowych,

• prawnych,

• organizacyjnych.

Certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może być używany wyłącznie przez tę osobę. Z kolei certyfikaty przypisane do firm (np. spółek) nie są powiązane z konkretnymi pracownikami, co oznacza, że to organizacja ponosi pełną odpowiedzialność za ich użycie.

Firmy powinny posiadać jasne zasady dotyczące:

• pobierania certyfikatów,

• przekazywania dostępu,

• użytkowania,

• unieważniania certyfikatów.

Uprawnienia właścicielskie w MCU – zakres i znaczenie

W ramach MCU dostępne są m.in. uprawnienia właścicielskie oraz uprawnienia osób wskazanych w zawiadomieniu ZAW-FA.

Uprawnienia właścicielskie umożliwiają:

• zarządzanie uprawnieniami,

• zarządzanie jednostkami podrzędnymi,

• przeglądanie uprawnień.

Istotna informacja: uprawnień właścicielskich nie można odebrać.

Kiedy konieczne jest ponowne nadanie uprawnień?

Ponowne nadanie uprawnień w module MCU jest wymagane w przypadku:

• osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.,

• podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Nadanie nowych uprawnień jest niezbędne, aby użytkownicy mogli korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r.

Podsumowanie – co powinien zrobić przedsiębiorca już teraz?

Na podstawie obowiązujących przepisów i informacji o MCU można jasno wskazać, że:

• KSeF 2.0 stanie się obowiązkowy etapami w 2026 r.,

• MCU jest jedynym kanałem nadawania nowych uprawnień od 1 listopada 2025 r.,

• certyfikaty KSeF mają realną moc prawną,

• bezpieczeństwo certyfikatów to odpowiedzialność firmy,

• brak aktualnych uprawnień może uniemożliwić korzystanie z KSeF po 1 lutego 2026 r.

Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: odpowiednie przygotowanie organizacyjne i formalne nie jest opcją – jest koniecznością.

Copyright © 2025 "SEDNA" Ewa Małecka | All rights reserved.

Biuro rachunkowe SEDNA z siedzibą w Jastrzębiu-Zdroju oferuje kompleksowe usługi księgowe, kadrowo-płacowe, BHP oraz szkoleniowe dla firm. Prowadzimy księgowość zgodnie z aktualnymi przepisami, wspierając przedsiębiorców w codziennym prowadzeniu działalności.

NIP:

REGON:

KRS: --

Dane rejestrowe

Firma

Usługi