Obowiązkowy KSeF od 2026 roku – harmonogram, testy i kluczowe zmiany dla przedsiębiorców.

Ministerstwo Finansów przedstawiło zaktualizowany plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Reforma ta obejmuje szereg zmian prawnych, technicznych i organizacyjnych, mających na celu ujednolicenie oraz usprawnienie obiegu faktur w Polsce. W artykule przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące etapów wdrożenia, narzędzi wspierających przedsiębiorców oraz przewidzianych ułatwień.

Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony w trzech głównych terminach:

Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto za 2024 rok przekroczyła 200 milionów złotych.
Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów wykluczonych cyfrowo.
Od 1 stycznia 2027 r. – dla mikroprzedsiębiorców, których sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych miesięcznie, a pojedyncze faktury nie przekraczają wartości 450 zł.

Ważne jest, że faktury VAT RR dokumentujące zakupy od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Możliwość dobrowolnego ich wystawiania w systemie pojawi się od 1 kwietnia 2026 roku.

Nowa wersja systemu – KSeF 2.0

W czerwcu 2025 roku Ministerstwo Finansów udostępni nową wersję systemu KSeF 2.0, obejmującą:

strukturę logiczną FA(3) – nowy wzór faktury ustrukturyzowanej,
dokumentację interfejsu programistycznego (API), umożliwiającą integrację systemów firmowych z KSeF.

Od 30 września 2025 r. możliwe będzie testowanie nowego API przez integratorów i duże firmy. W listopadzie tego samego roku zostanie również udostępniona testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, aby przedsiębiorcy mogli poznać jej funkcje i przygotować się do nadchodzących zmian. Faktury wystawione w środowisku testowym nie będą miały skutków prawnych.

Certyfikaty bezpieczeństwa i tryb offline24

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur, które umożliwią:

uwierzytelnienie się w systemie,
wystawianie faktur w trybie offline, w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do Internetu,
zapewnienie ciągłości procesu fakturowania.

Tryb offline24 będzie rozwiązaniem bezterminowym i pozwoli wystawiać faktury również podmiotom zagranicznym oraz tym, które nie posługują się numerem NIP. Data wystawienia faktury będzie zgodna z tą wskazaną w jej treści przez wystawcę, niezależnie od trybu (online lub offline).

Mobilna aplikacja KSeF

Ministerstwo Finansów udostępniło już aplikację mobilną KSeF, która w przyszłości zostanie zaktualizowana do wersji 2.0. Przedsiębiorcy będą mogli:

wystawiać i przeglądać faktury po uwierzytelnieniu Profilem Zaufanym,
zarządzać wieloma profilami sprzedawcy,
tworzyć listy kontrahentów i rachunków bankowych przechowywane w prywatnej chmurze.

Aplikacja umożliwia także bezpieczne udostępnianie faktur oraz ich szybkie wysyłanie do systemu.

Fakturowanie masowe i załączniki do e-faktur

Ministerstwo Finansów przewidziało również możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur dla konsumentów. To istotne ułatwienie dla firm prowadzących sprzedaż detaliczną na szeroką skalę. Dodatkowo możliwe będzie dodawanie do e-faktur załączników – ustrukturyzowanych i opisanych zgodnie z nową strukturą FA(3). Załączniki mogą zawierać m.in. informacje o cenach jednostkowych, ilościach i jednostkach miary.

Ułatwienia i okres przejściowy do końca 2026 roku

Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system, Ministerstwo Finansów zapowiedziało kilka ważnych rozwiązań:

do końca 2026 r. będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących,
nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF,
nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, w tym w mechanizmie podzielonej płatności.

Podsumowanie

Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur to istotna zmiana w sposobie prowadzenia dokumentacji sprzedażowej w Polsce. Przedsiębiorcy otrzymują narzędzia, które umożliwią bezpieczne, zgodne z przepisami i wygodne wystawianie e-faktur. Harmonogram wdrożenia, rozwiązania techniczne i przewidziane ułatwienia pokazują, że Ministerstwo Finansów dąży do zrównoważonego i przemyślanego procesu digitalizacji. Warto już teraz rozpocząć przygotowania, aby od 2026 roku działać bez zakłóceń.

Jastrzębie-Zdrój, Armii Krajowej 49

dosedna@biurosedna.pl

+48 575 996 295

Biuro rachunkowe SEDNA z siedzibą w Jastrzębiu-Zdroju oferuje kompleksowe usługi księgowe, kadrowo-płacowe, BHP oraz szkoleniowe dla firm. Prowadzimy księgowość zgodnie z aktualnymi przepisami, wspierając przedsiębiorców w codziennym prowadzeniu działalności.

Regulamin

RODO

Polityka prywatności

Menu

Dane kontaktowe