PANEL KLIENTA

Panel Klienta

Jastrzębie-Zdrój, Armii Krajowej 49

dosedna@biurosedna.pl

+48 575 996 295

KSeF od 2026 roku

Zobacz pełne kompendium i terminy

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

KSeF od 2026 roku – kompendium przedsiębiorcy

Uporządkowany przegląd obowiązków i zasad KSeF: definicje, terminy, zmiany w fakturowaniu, tryby pracy, uprawnienia, wyjątki i sankcje – na podstawie materiału biura rachunkowego.

Faktury XML (FA(3)) KSeF ID i archiwizacja 10 lat Obowiązek od 2026
↓ Sprawdź, czy jesteś gotowy na KSeF

Uwaga: treść strony jest streszczeniem materiału przekazanego przez biuro rachunkowe – bez zewnętrznych dopowiedzeń.

Terminy

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

Wdrożenie KSeF odbywa się etapowo: osobno dla dużych podatników, pozostałych firm oraz tzw. osób wykluczonych cyfrowo.

1 lutego 2026
Duzi podatnicy
Sprzedaż w 2024 roku powyżej 200 mln zł – obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF.
1 kwietnia 2026
Pozostałe firmy
Obowiązek fakturowania w KSeF dla wszystkich pozostałych podmiotów, z wyjątkiem osób wykluczonych cyfrowo.
1 stycznia 2027
Osoby wykluczone cyfrowo
Podatnicy, u których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł, wchodzą do KSeF z początkiem 2027 roku.
1 stycznia 2027
Płatności z numerem KSeF
Od tej daty numer KSeF ma być obowiązkowym elementem przelewu za fakturę VAT.
Zmiana podejścia

Jak fakturowanie wygląda dziś, a jak w KSeF?

Ten sam proces biznesowy – wykonanie usługi lub sprzedaż towaru – ale dwie różne ścieżki dokumentowania transakcji.

Dziś
Stan obecny
  • Usługa lub sprzedaż towaru dla klienta.
  • Faktura VAT z programu, PDF wysyłany klientowi lub wydruk; czasem faktura ręczna.
  • Klient otrzymuje fakturę i dokonuje zapłaty.
  • Przedsiębiorca zbiera faktury sprzedaży i kosztów, przekazuje je do biura rachunkowego (papier lub PDF).
  • Biuro księguje dokumenty, wylicza podatki i wysyła deklaracje (np. JPK_V7M).
KSeF
Po wejściu KSeF
  • Usługa lub sprzedaż towaru – jak dotychczas.
  • Faktura wystawiana w systemie zintegrowanym z KSeF (brak faktur ręcznych, Word/Excel).
  • Dokument trafia do KSeF, otrzymuje numer KSeF ID i jest dostępny na koncie klienta.
  • Przedsiębiorca pobiera faktury kosztowe z KSeF (samodzielnie lub przez biuro).
  • Biuro księguje dane z KSeF i rozlicza podatki na podstawie faktur ustrukturyzowanych.
Proces

Wystawianie i odbiór faktur w KSeF – krok po kroku

Etapy życia faktury sprzedażowej i sposób, w jaki faktury kosztowe trafiają do księgowości.

  • 1
    Przygotowanie danych faktury
    Dane faktury są przygotowywane zgodnie ze schemą FA – w strukturze wymaganej dla faktury ustrukturyzowanej XML.
  • 2
    Wprowadzenie do programu zintegrowanego z KSeF
    Sprzedawca wprowadza dane do systemu fakturowego, który łączy się z KSeF; przed wysyłką warto zweryfikować poprawność danych.
  • 3
    Wysłanie faktury i autoryzacja
    Faktura jest wysyłana do KSeF przez API lub Portal KSeF – z użyciem profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowanej pieczęci.
  • 4
    Weryfikacja w KSeF
    System weryfikuje formalnie i merytorycznie fakturę, sprawdzając jej zgodność ze schemą. Błędny dokument może zostać odrzucony.
  • 5
    Nadanie numeru KSeF ID
    Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny numer systemowy KSeF ID, który identyfikuje ją przez okres przechowywania.
  • 6
    Odbiór faktury przez klienta
    Odbiorca ma dostęp do faktury na swoim koncie w KSeF. Za datę otrzymania przyjmuje się moment nadania numeru systemowego.
  • 7
    Rozliczenie podatku VAT
    Odliczenie VAT z faktur kosztowych następuje na ogólnych zasadach, a obowiązek przechowywania kopii faktur przejmuje KSeF.
Wyłączenia

Kiedy faktura może być poza KSeF?

Wyjątki dotyczą m.in. B2C, części usług finansowych, procedur szczególnych, biletów, autostrad oraz faktur VAT RR.

  • Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (bez NIP nabywcy) można, ale nie trzeba wysyłać do KSeF.
  • Do KSeF nie trafią faktury podatników, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
  • Poza systemem pozostaną również faktury za transakcje realizowane bez udziału polskiego oddziału firmy zagranicznej.
  • Do KSeF nie będą wprowadzane noty korygujące, duplikaty faktur oraz faktury proforma.
  • Poza KSeF pozostaną faktury za usługi zwolnione z VAT w zakresie m.in. ubezpieczeń, kredytów i pożyczek, poręczeń i gwarancji, depozytów, instrumentów finansowych oraz transakcji na walutach będących prawnym środkiem płatniczym.
  • W KSeF nie będą dokumentowane faktury podatników korzystających z procedur szczególnych, m.in. OSS nieunijnej, importu OSS czy usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
  • Poza KSeF pozostaną paragony/faktury za przejazdy autostradą oraz jednorazowe bilety za przejazd.
  • Faktury VAT RR trafią do KSeF tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży odpowiednie oświadczenie i wskaże nabywcę jako uprawnionego.
  • Faktury uproszczone z kasy fiskalnej do 450 zł mogą być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku.
  • Każda faktura wprowadzana do KSeF musi natomiast zawierać NIP sprzedawcy.
Sytuacje szczególne

Tryby pracy KSeF – co się dzieje, gdy system lub internet nie działają?

Materiał wyróżnia: ONLINE, OFFLINE24, OFFLINE (serwis), AWARYJNY oraz AWARIĘ CAŁKOWITĄ.

W trybie ONLINE system KSeF działa prawidłowo, a przedsiębiorca ma dostęp do internetu. Faktury są wysyłane bezpośrednio do systemu.

  • Data wystawienia to data wysłania faktury do KSeF.
  • Faktura otrzymuje numer KSeF ID po pozytywnej weryfikacji.

Tryb OFFLINE24 dotyczy sytuacji, gdy system KSeF działa, ale przedsiębiorca ma problem z własnym łączem internetowym.

  • Faktura jest wystawiana w strukturze FA(3) w formacie XML, poza połączeniem z KSeF.
  • Dokument należy przesłać do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po dniu wystawienia.
  • Jeżeli w tym czasie wystąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP, fakturę można dosłać w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
  • W przypadku całkowitej awarii KSeF faktury z OFFLINE24 nie muszą być dosyłane.
  • Na fakturze powinny znaleźć się dwa kody QR: OFFLINE oraz CERTYFIKAT.

Tryb OFFLINE dotyczy planowych prac serwisowych, kiedy KSeF jest czasowo niedostępny z przyczyn technicznych.

  • Informacja o niedostępności jest ogłaszana w Biuletynie Informacji Publicznej MF.
  • Faktury wystawia się w strukturze FA(3) w czasie trwania prac serwisowych.
  • Po zakończeniu prac dokumenty należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
  • W razie dodatkowej awarii w tym czasie stosuje się zasady OFFLINE24.
  • Faktury zawierają dwa kody QR – analogicznie jak w OFFLINE24.

Tryb AWARYJNY stosuje się przy awarii KSeF ogłoszonej w BIP i w komunikatach interfejsowych systemu.

  • Faktury wystawia się w strukturze FA(3) XML, ale nie są od razu przesyłane do KSeF.
  • Dokumenty należy dosłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
  • W trakcie awarii fakturę udostępnia się nabywcy w uzgodniony sposób (np. przekazując jej kopię).
  • Przy kolejnych problemach w tym okresie stosuje się zasady OFFLINE24.
  • Faktury w trybie awaryjnym zawierają dwa kody QR – OFFLINE i CERTYFIKAT.

AWARIA CAŁKOWITA to szczególny przypadek (np. zagrożenie kraju lub infrastruktury), ogłaszany w środkach masowego przekazu.

  • Faktury wystawia się w postaci papierowej lub elektronicznej – bez wymogu struktury FA(3).
  • Dokumentów nie trzeba przesyłać do KSeF po ustaniu awarii całkowitej.
  • Faktura jest przekazywana nabywcy w zwykły sposób (osobiście, mailowo itd.).
  • W tym trybie faktury nie wymagają umieszczenia kodów QR.
Odpowiedzialność

Faktury w KSeF są nieodwracalne. Jakie są kary?

Po wysłaniu do KSeF faktury nie można zmienić – jedyną drogą jest korekta. Od 2027 roku przewidziane są sankcje karne i finansowe.

  • 1
    Brak możliwości poprawy dokumentu
    Wysłanej do KSeF faktury nie można edytować ani usuwać. W razie błędu wystawia się fakturę korygującą.
  • 2
    Rola oprogramowania
    Program do fakturowania musi zapewniać połączenie z KSeF zgodnie z wymaganiami technicznymi systemu.
  • 3
    Rola biura rachunkowego
    Biuro nie powinno wystawiać faktur w imieniu klientów, ale może wspierać technicznie: tokeny, certyfikaty, uprawnienia.
  • 4
    Kary od 2027 roku
    Materiał przewiduje m.in. kary grzywny (do 180 lub 720 stawek dziennych), możliwość kary pozbawienia wolności za faktury nierzetelne oraz kary pieniężne do 100% VAT, a także sankcje za brak numeru KSeF przy płatności.
Podsumowanie

Lista kontrolna – co musisz umieć przed 1 lutego 2026

Zagadnienia, które przedsiębiorca powinien mieć „odhaczone” przed wejściem obowiązkowego KSeF.

✓
Wiesz, czym jest KSeF i jakie obowiązki się z nim wiążą.
✓
Znaczasz datę, od której KSeF obowiązuje Twoją firmę.
✓
Rozróżniasz faktury objęte KSeF i wyłączone.
✓
Wiesz, jak odbierać faktury kosztowe z KSeF (samodzielnie lub przez biuro).
✓
Masz aktywny profil zaufany, a dla spółki – złożony formularz ZAW-FA z danymi osób uprawnionych.
✓
Umiesz wygenerować dwa certyfikaty KSeF (uwierzytelnienie i offline).
✓
Umiesz zalogować się do KSeF i wygenerować token do integracji.
✓
Potrafisz nadać i odebrać uprawnienia innym osobom w KSeF.
✓
Znasz zasady trybów ONLINE, OFFLINE24, OFFLINE, AWARYJNEGO i AWARII CAŁKOWITEJ.
✓
Wiesz, że wysłanych faktur nie można poprawić – tylko korygować.
✓
Wiesz, że program do fakturowania musi łączyć się z KSeF.
✓
Uzgodniłeś z biurem rachunkowym zakres współpracy technicznej (token, certyfikaty, uprawnienia) i znasz możliwe sankcje.

Copyright © 2025 "SEDNA" Ewa Małecka | All rights reserved.

Biuro rachunkowe SEDNA z siedzibą w Jastrzębiu-Zdroju oferuje kompleksowe usługi księgowe, kadrowo-płacowe, BHP oraz szkoleniowe dla firm. Prowadzimy księgowość zgodnie z aktualnymi przepisami, wspierając przedsiębiorców w codziennym prowadzeniu działalności.

Polityka prywatności

RODO

Regulamin

Sygnaliści

Polityka prywatności

RODO

Regulamin

Sygnaliści

NIP:

REGON:

KRS: --

Dane rejestrowe

Firma

Usługi